Comment choisir la bonne salle de séminaire pour votre événement ?
Juin 2022
Vous souhaitez organiser un séminaire d'entreprise et vous vous demandez comment choisir une bonne salle pour réunir vos collaborateurs? Consultez cet article pour découvrir nos conseils et définir vos critères pour un événement professionnel, que ce soit un team-building, un family-day ou encore un séminaire.
Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir sa salle de séminaire?
Dans le monde des entreprises, les séminaires sont devenus un véritable incontournable. Ils créent une cohésion et renforcent les équipes ! Choisir la bonne salle de séminaire pour votre événement permet d’assurer le succès de vos objectifs.
Les séminaires sont des occasions pour les entreprises, les organisations et les institutions de créer un lien, une cohésion et de partager des informations avec leurs collaborateurs. Ils peuvent être organisés en personne ou en ligne et peuvent durer de quelques heures à plusieurs jours, on parlera de séminaire résidentiel ou non-résidentiel.
Choisir une bonne salle pour votre séminaire est crucial pour créer une ambiance appropriée qui peut influencer le niveau d'engagement et de participation des participants et aider à atteindre les objectifs de votre événement.
Voici nos 3 conseils pour choisir votre salle de séminaire:
1. Une salle de séminaire adaptée à vos besoins !
Lorsque vous réservez un moment avec vos collaborateurs et êtes à la recherche d'une salle de séminaire, il faut penser à trois axes: la configuration des salles, la capacité d'accueil, et les équipements technologiques dont vous avez besoin pour la réussite de celui-ci.
✔️ La configuration de la salle de séminaire
Pour définir la configuration de votre salle, il faut définir votre planning. Le planning est donc un élément que vous ne devez pas négliger, grâce à lui, vous pourrez déterminer le nombre d'activités que vous souhaitez réaliser donc le nombre de salles, sa configuration (une salle pour le catering, une autre pour une activité par exemple) et les équipements dont vous avez besoin lors de votre séminaire.
Une fois tout votre planning établi, vous aurez plus facile à trouver un lieu qui correspond exactement à ce que vous voulez.
✔️ La capacité de la salle de séminaire
Lors de l'organisation d'un séminaire, il est essentiel de tenir compte du nombre de personnes qui participeront à votre événement afin de sélectionner une salle qui convient à vos besoins. Le nombre de participants est donc un facteur déterminant pour la taille de la salle. Assurez-vous que la salle ait suffisamment de place pour accueillir tous les participants et les activités prévues.
Au Golden Lakes Hotel, le centre de séminaire dispose de 7 salles de réunion totalement modulables et polyvalentes pouvant accueillir jusqu'à 600 personnes. La configuration de la salle est impactée par le nombre de participants et les activités.
✔️ Les équipements technologiques de la salle de séminaire
Notez que si vous prévoyez de tenir des réunions et des activités, vous aurez besoin d'un espace adéquat pour les mouvements des participants.
Pensez aux équipements technologiques dont vous pourriez avoir besoin: un projecteur, un micro, etc... Un espace totalement modulable est particulièrement intéressant car il peut répondre à plusieurs de vos demandes si vous souhaitez réaliser une réunion puis un team-building et d’autres activités.
2. Une salle de séminaire dans un cadre dépaysant !
Choisir une salle de séminaire dans un cadre naturel permet de sortir du bureau et prendre un bol d'air frais. Permettre à vos collaborateurs de changer de cadre de travail et de leur bureau peut avoir un impact significatif sur la réussite de votre évènement.
✔️ Le choix du cadre
Le choix du lieu et du cadre pour un séminaire peut avoir un impact significatif sur la réussite de l'événement. Le cadre peut influencer l'ambiance générale de l'événement et créer une atmosphère propice à la réflexion, à la collaboration et à la motivation. et oui, même en Belgique il y a des cadres qui sortent de l'ordinaire.
Le choix d'un lieu ou d'un cadre qui sort de l’ordinaire peut rendre le séminaire plus mémorable pour les participants et renforcer leur engagement envers les objectifs de l'événement.Un cadre dépaysant peut offrir une expérience unique et stimulante pour les participants, ce qui peut renforcer leur motivation et leur créativité.
Le choix du cadre peut également influencer la perception des participants à l'égard de l'entreprise ou de l'organisation qui organise le séminaire. En choisissant un cadre de qualité, vous montrez que vous êtes conscient de l'importance de cet événement et que vous tenez à ce que les participants se sentent valorisés.
✔️ Le ressenti des personnes
Lors de l'organisation d'un séminaire, il est essentiel de tenir compte du ressenti des personnes qui participeront à votre événement. En incluant des activités ou des espaces qui favorisent l'humain, la nature et le bien-être, les employés peuvent se sentir plus apaisés, ressourcés et prêts à se concentrer sur les objectifs de l'événement. Ce n'est pas nouveau, le bien-être au travail améliore la motivation, la productivité et la satisfaction des employés, ce qui peut à son tour renforcer leur engagement envers les objectifs de votre entreprise.
Situé en bordure de lac, le Golden Lakes Hotel vous offre un centre de séminaire inédit avec une vue sur le lac. De quoi permettre à vos employés de se ressourcer et de sortir de la salle de réunion classique le temps de votre événement.
3. Une salle de séminaire adaptée à votre budget !
Dernier point, et pas des moindres, le budget. c’est un facteur clé dans la planification d'un séminaire. Il peut déterminer la qualité et la portée de l'événement, qui indirectement aura un impact sur la satisfaction des participants. Il est donc important de planifier soigneusement le budget pour assurer le succès du séminaire.
✔️ Les différents coûts possibles
Il faut prendre en compte tous les coûts potentiels ou éventuels, les évaluer soigneusement et les planifier en conséquence pour garantir le succès de l'événement. Voici un aperçu des différents coûts à définir:
- La location de la salle;
- L'hébergement;
- Le service catering;
- Les éventuelles activités;
- Les coûts de déplacement;
- La logistique;
- Les coûts divers.
Le Golden Lakes Hotel vous propose plusieurs formules selon que vous séjournez ou non: séminaire résidentiel ou séminaire non-résidentiel. La meilleure option est sans aucun doute d'opter pour une formule “tout en un”, c'est -à-dire du team-building à l'hébergement en passant par le catering et la location des salles.
Pour vos activités, sachez que selon les saisons, le domaine des Lacs de l'Eau d'Heure peut vous proposer plus de 25 activités différentes, en indoor comme ou pleine nature.
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Les éléments repris dans cet article vous ont permis de définir vos besoins et d'y voir plus clair sur la salle que vous recherchez? Avant de prendre votre décision finale, voici un dernier petit conseil, et non des moindres, planifiez une visite des lieux pour découvrir le site avec notre équipe! En effet, faire une visite guidée des infrastructures vous donnera une vue d'ensemble. Sur rendez-vous, l'équipe du Golden Lakes Hotel se tient à votre disposition pour une visite personnalisée afin de vous offrir une expèrience optimale !
Il est temps de se contacter pour planifier votre venue et définir ce que vous allez faire lors de votre prochain événement aux Lacs de l'Eau d'Heure !
